BaseLinker – co to jest, jak działa?

BaseLinker to system, który umożliwia integrację z wieloma różnymi narzędziami i kanałami sprzedaży:

• platformami sklepów internetowych (m.in. Shoper, Shoplo, Magento, PrestaShop),
• platformami marketplace (m.in. Allegro, eBay, Amazon, Ceneo),
• hurtowniami,
• systemami kurierskimi,
• programami księgowymi,
• aplikacjami, które wspierają pracę sprzedawcy (Thunderbird, Slack, BaseLinker Caller),
• aplikacjami umożliwiającymi wysyłanie SMSów do klientów,
• systemami typu ERP.

Pełną listę dostępnych integracji znajdziesz tutaj.

Zamówienia z powiązanych z BaseLinkerem platform marketplace pobierane są do Managera Zamówień. Narzędzie jest w stanie obsłużyć wszystkie zlecenia (w tym również telefoniczne i osobiste), synchronizując stany magazynowe i ceny w każdym z kanałów.

Oprócz tego system umożliwia: przygotowywanie i nadawanie paczek, wystawianie faktur, drukowanie etykiet, wystawianie aukcji, a także wysyłanie wiadomości do klientów oraz wniosków do Allegro o zwroty prowizji.

Oczywiście, nie musisz korzystać z wszystkich możliwości tego multinarzędzia. Możesz obsługiwać całą sprzedaż z poziomu własnego sklepu internetowego (lub innego systemu, np. ERP), a BaseLinkera stosować tylko jako pośrednika. Niezależnie od tego, w jaki sposób będziesz z niego korzystać, na pewno zwiększy efektywność Twojej sprzedaży.

Skuteczność BaseLinkera najlepiej potwierdzają liczby. Korzysta z niego już ponad 16 000 firm, w tym tacy giganci jak X-kom, Obi i Auchan. Dla nas to również niezbędne narzędzie w codziennej pracy, zwłaszcza że obsługujemy sporą ilość klientów, którzy prowadzą sprzedaż w modelu omnichannel.

Aby zintegrować BaseLinkera z wybranym sklepem lub systemem, należy założyć konto, a następnie wejść w zakładkę Integracje → Ustawienia integracji → Dodaj integrację (BaseLinker ma postać płatnej aplikacji. Wysokość miesięcznego abonamentu zależna jest od liczby zamówień i aktywnych ofert, wynosi od 39 zł do 449 zł).

O ile przeprowadzenie samej integracji jest dość intuicyjne, o tyle konfiguracja poszczególnych systemów z BaseLinkerem wymaga już nieco większej wprawy, a już na pewno, większej ilości czasu. Z tego względu wdrożenie wraz z konfiguracją BaseLinkera bardzo często zlecane jest specjalistom – firmom takim jak nasza.

Skorzystanie z pomocy specjalistów jest wskazane zwłaszcza podczas integracji dwukierunkowych, które umożliwiają nie tylko automatyczne pobieranie zamówień, ale również wykonywanie wielu innych funkcji. W przypadku hurtowni dwukierunkowa integracja pozwala na:

• łatwy dostęp do bazy produktowej hurtowni,
• przekazywanie zamówień do pozostałych kanałów sprzedaży,
• automatyczną synchronizację stanów magazynowych i cen,
• ustawianie własnych reguł wyliczania cen (dla każdej hurtowni inne),
• dostęp do aktualnych zdjęć, opisów i innych danych produktowych,
• automatyczne zamykanie ofert przy zerowym stanie magazynowym i wznawianie, gdy produkt ponownie będzie dostępny,
• automatyzację wystawiania faktur,
• automatyczne wysyłanie powiadomień do klientów,
• integracje kurierskie, które znacznie skracają czas realizacji zamówień.

Jak widzisz, profitów jest całkiem sporo. Jeśli jednak integracja i konfiguracja wykonane zostaną niepoprawnie, łatwo o wystąpienie błędów, np. zlecenia wysyłki paczek, mimo iż nie zostały jeszcze opłacone.

Przykładem dwukierunkowej integracji jest również integracja usług kurierskich. BaseLinker umożliwia wysyłkę paczek za pośrednictwem kilkudziesięciu różnych przewoźników (m.in. Poczty Polskiej, InPost, DPD i DHL) z jednego miejsca, Managera Zamówień. Nie trzeba więc logować się do innych serwisów, nawet w przypadku przesyłek międzynarodowych.

Co ważne, BaseLinker umożliwia nadanie przesyłek pojedynczo lub masowo. Możesz też zmienić ustawienia tak, aby system tworzył je automatycznie (Dla każdej automatycznej akcji, należy stworzyć warunki zdarzenia).

Dwukierunkowa integracja usług kurierskich w BaseLinkerze oprócz nadania wysyłek umożliwia również:

• automatyczne wysyłanie powiadomień na temat zmiany statusu paczki,
• automatyczne przekazywania numeru nadania do marketplace i sklepu,
• wydruk etykiet nadawczych,
• tworzenie własnych szablonów wymiarów i wag przesyłek oraz ich przypisywanie do danego typu opakowania, np. palety,
• kompletację kilku zamówień jednego klienta w ramach jednej przesyłki.

Z pomocą BaseLinkera nie tylko zaoszczędzisz sporo czasu, ale też w łatwy sposób sprostasz wymaganiom klientów.

Podłączenie wszelkich zewnętrznych platform i narzędzi do systemu możliwe jest dzięki udostępnieniu przez BaseLinker specjalnego modułu API. Jest to tzw. interfejs programistyczny (z ang. API – application programming interface), który umożliwia wykonywanie akcji, pobieranie zamówień i danych oraz ich wysyłkę w sposób automatyczny, bez konieczności ręcznego importowania plików z wybranego serwisu.

BaseLinker łączy się poprzez API z platformami takimi jak: Allegro, eBay, Amazon, eMag, Empik, Reverb, OLX, OtoMoto, Carrefour i Etsy. Aby zintegrować Baselinkera z zewnętrznymi systemami, niezbędny jest specjalny klucz tzw. Token API. Instrukcje dotyczące tego, jak je zdobyć znajdują się na stronie BaseLinkera (Support BaseLinker). Nie rekomendujemy jednak samodzielnej integracji poprzez API.

W przypadku dużej ilości wtyczek, a co za tym idzie, niebezpieczeństwa powstania duzej ilość zapytań API (na jednego użytkownika przypada jeden Token, który posiada ograniczenie czasowe – nie może być użyty więcej niż 100 razy na 1 minutę), może dojść do zawieszenia systemu. A to z kolei skutkować może brakiem zmiany statusu zamówienia lub opóźnioną aktualizacją stanu magazynowego.

Jak już wspomnieliśmy, istnieje alternatywna wersja pobierania zamówień – za pomocą pliku wyeksportowanego z wybranego serwisu. Aby zaimportować zamówienia, musisz pobrać plik, a następnie wybrać go w formularzu (dostępny w ustawieniach wtyczki). Pobrane do BaseLinkera zamówienia będą opatrzone specjalną ikonką danego serwisu, dzięki czemu łatwo rozpoznasz, skąd dokładnie pochodzą.

Oczywiście, znacznie lepszym rozwiązaniem od ręcznego importowania zamówień jest włączenie ich automatycznego pobierania z danej platformy (integracja API). Wystarczy wejść w Integracje → Konto danej integracji → Ustawienia → Zamówienia → Pobieranie zamówień. Zamówienie są pobierane automatycznie co 10 minut, ale w każdej chwili można zmienić tę wartość.

To miejsce, w którym możesz przechowywać informacje o wszystkich swoich produktach, i to niezależnie od tego, w jakich kanałach je sprzedajesz. Za pomocą managera produktów możesz sprawdzać swoje stany magazynowe oraz zarządzać produktami ze wszystkich sklepów internetowych i platform marketplace, z których korzystasz.

Manager produktów umożliwia stworzenie dowolnej ilości niezależnych katalogów. Co istotne, znajdujące się w katalogach produkty możesz powiązać z produktami ze sklepu lub hurtowni, a także z systemu ERP. Dzięki temu w prosty sposób synchronizujesz stany i ceny między różnymi magazynami. W ramach katalogu istnieje możliwość tworzenia zestawów produktów.

Do każdego z katalogów możesz przypisać język, magazyn oraz grupę cenową. Ułatwi Ci to zarządzanie produktami (zwłaszcza w sytuacji, gdy ten sam produkt magazynujesz w kilku lokalizacjach) oraz ustalanie polityki cenowej. Możesz utworzyć grupy cenowe dla określonych produktów, różnicując je pod względem rynku i platformy, na której mają być wystawione. Grupy cenowe można też wykorzystać do przechowywania cen promocyjnych.

Istnieją trzy sposoby na dodanie nowego asortymentu do magazynu produktów BaseLinker:

• ręczne dodawanie produktów – opcja dla osób, które dopiero rozpoczynają sprzedaż oraz tworzenie swojej bazy produktów; jest to dość czasochłonny proces;
• poprzez import aukcji – produkty w magazynie BaseLinkera tworzone są na podstawie aukcji wystawionych na wybranej platformie e-commerce;
• poprzez import produktów z pliku – BaseLinker akceptuje pliki o dowolnym formacie CSV lub domyślnym formacie XML; należy pamiętać, że wybór tej opcji nie pozwala na tworzenie wariantów produktów.

Jedną z niewątpliwych zalet korzystania z BaseLinkera jest automatyzacja procesów, która pomaga uporać się z wykonywaniem powtarzalnych, zabierających masę czasu, czynności. Tak jak już wspomnieliśmy, BaseLinker pomaga w wysyłaniu wiadomości, wystawianiu faktur i paragonów oraz drukowaniu etykiet. Warunek? Musisz wskazać interesujące Cię zdarzenie i określić założenia, jakie musi spełnić.

BaseLinker udostępnia kilkanaście typów akcji. Możesz je wywołać poprzez zdarzenia własne (np. zeskanowanie kodu, naciśnięcie skrótu klawiaturowego) lub zdarzenia systemowe (np. pobranie lub opłacenie zamówienia). Co ciekawe, akcje mogą być wykonywane jednocześnie. Możesz posegregować je w grupy, ustalać ich kolejność wykonania i podglądać na wykresie, który obrazuje ich hierarchię, powiązania i zależności.

Więcej informacji na temat ustawiania automatycznych akcji znajdziesz tutaj (link)